Типичные ошибки при проведении кадрового аудита

Ведение кадрового делопроизводства — обязательное условие для каждой компании. Соблюдая установленные законодательством нормы, требования и правила, работники службы управления персоналом оберегают работодателя от наложения крупных штрафов. Содержание документооборота в полном порядке гарантирует успешное проведение проверок контролирующими органами.

С помощью перепроверки условий ведения документооборота сотрудниками отдела кадров удается выявить несостыковки, подготовить компанию к прохождению контроля государственной инспекции труда. Выявленные нарушения можно исправить, тем самым защитив администрацию предприятия от возникновения возможных трудовых споров. Наиболее часто квалифицированным аудиторам удается обнаружить ошибки ведения кадрового документооборота в следующих сферах:

• Соответствие норм заполнения документации законодательно-определенным нормативам и формулировкам.
• Наличие полной комплектации пакета нормативной документации, предусмотренной ТК.
• Выявление зон особого риска при оформлении на работу иностранных граждан, заключении договоров о материальной ответственности.
• Изучение практики поощрения работников при работе в выходные и праздничные дни, оплате сверхурочного труда, совместительства.
• Исследование опыта применения механизмов испытательного срока для новичков, сведений о проведении аттестации персонала.

Логическим пунктом завершения кадрового аудита становится составление отчетной документации с практическими рекомендациями к действию и сроками устранения замечаний.

• Заполнение трудовых книжек работающих на предприятии людей без учета унифицированной формы записей, правил хранения документа.
• Неправильная разработка штатного расписания или его полное отсутствие в компании с малой численностью работников. Должно соблюдаться грамотное указание структурных подразделений организации, должностей, окладов. В «штатке» должны отсутствовать конкретные фамилии, так как документ предполагает обезличенное обозначение данных.
• Ошибочное составление должностных инструкций, где не прописываются права, обязанности сторон, задачи и ответственность лиц. Регламентирует ДИ ст. 372 ТК РФ.

Также существует ряд иных ошибок, установить которые помогут приглашенные специалисты. Не стоит пускать вопросы организации эффективного документооборота ОК на самотек. Отрегулировав все нюансы, можно не ждать неприятных сюрпризов в будущем. Руководителям рекомендуется проводить аудит при подготовке к проверкам, смене звена управленцев, реорганизации бизнеса и проведении трудовых споров в судебных инстанциях.