Мифы и реальность перевода бухгалтерии на аутсорсинг

 Татьяна Шкарупета, партнер 

20 лет назад в России мало кто понимал значение слова «аутсорсинг бизнес процессов», а уж говорить о аутсорсинге учетных функций — передача ведения бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового администрирования сторонней компании — могли только продвинутые западные компании. Когда в 2005 году мы открывали аутсорсинговое направление нашей компании, услугами бухгалтерского обслуживания пользовались в основном иностранные компании, для многих такой вариант был приемлем и знаком. На сегодняшний день доля рынка аутсорсинговых услуг растет с каждым годом. Существует огромное количество компаний, которые оказывают услуги в этом направление, при этом набор услуг более или менее одинаков для всех компаний — бухгалтерские услуги, расчет заработной платы, кадровое администрирование, управленческая отчетность -но организация и подход к работе, ценовая политикаи многие прочие нюансы могут отличаться значительно. До сих пор существует и ряд предубеждений и мифов о передаче бухгалтерии сторонней компании.

МИФ

Бухгалтерские услуги, оказываемые сторонней компанией будут стоить мне на порядок дешевле зарплаты обычного бухгалтера в штате.

РЕАЛЬНОСТЬ

На практике, услуги, которые оказываются качественно не могут стоить слишком дешево. Аутсорсинговая компания также платит зарплату своим сотрудникам, и если она в погоне за низкой ценой услуги будет сильно сокращать свои расходы — низкооплачиваемые и малоквалифицированные сотрудники, экономия на развитие сотрудников, дешевый и тесный офис, то о хорошем качестве предоставляемых услуг можно забыть. Поэтому если Вы знаете, что при Вашем объеме работ нужен главный бухгалтер в штат, которому нужно будет платить как минимум тысяч 55–60, а бухгалтерская компания предлагает Вам свои услуги за 15 тыс. рублей в месяц стоит задуматься-либо Вы сильно потеряете в качестве, либо в последствие со стороны компании всплывут подводные камни в виде дополнительной оплаты за бухгалтерское обслуживание и разговоры о том, что «изначально в наш пакет это не входило». Вместе с тем, считая экономию, при сравнение вариантов «главный бухгалтер в штат» или «бухгалтерская компания» не забудьте посчитать дополнительные издержки — страховые взносы с заработной платы (30%), расходы на программное обеспечение, справочно-правовые системы, обучение и повышение квалификации бухгалтера, содержание рабочего места. По нашим исследованиям в среднем суммированные затраты на хорошего главного бухгалтера и его помощника для довольно средней по объему деятельности компании в Москве по самым скромным подсчетам составят порядка 150 000 рублей. Не стоит гнаться за слишком низкой стоимостью услуг, чтобы потом не пришлось снова менять компанию-провайдера, да еще вдобавок не восстанавливать бухгалтерский учет. В среднем адекватная стоимость услуг — это на 20–30% ниже, чем все совокупные затраты на Вашу бухгалтерию.

МИФ

Если я буду обслуживаться в бухгалтерской компании, то это будет просто конвейер, никто не будет переживать за мой бизнес так, как это делал бы главный бухгалтер, сидя у меня в офисе.

РЕАЛЬНОСТЬ

Конечно, не секрет, что обращаясь в фирму по бухгалтерскому обслуживанию, Вы будете далеко не единственный клиент. Важно, как организована работа бухгалтеров в такой компании. Секрет успешной бухгалтерской компании — это эффективное распределение обязанностей, в хорошей бухгалтерской компании Вас обслуживает целая сервисная команда, у Вас есть главное контактное лицо — менеджер или бухгалтер, одновременно выполняющий функции менеджера, которые в любое время поможет решить Вашу задачу. Эффективная команда — это никогда не хуже, а чаще всего и лучше одного специалиста, даже если это главный бухгалтер.

МИФ

Работа с бухгалтерской компанией по сравнению со штатным бухгалтером — это неудобно.

РЕАЛЬНОСТЬ

Все зависит от уровня организации и гибкости провайдера бухгалтерских услуг. Конечно, к каким-то моментам придется приноровиться, ведь Ваш бухгалтер не будет сидеть в соседнем кабинете, а довольно далеко от Вас, а иногда даже и в другом городе. Но так ли это катастрофически на самом деле? Безусловно, если Вы привыкли организовывать ежечасные совещания со своим бухгалтером и обсуждать часами статьи Вашего баланса, то вариант аутсорсинга явно не для Вас. Однако, может стоит сосредоточиться на ведение своего бизнеса, а не на бухгалтерской рутине? Часто руководители под натиском своих главных бухгалтеров тратят слишком много своего драгоценного времени на рутину. Гораздо эффективнее было бы выстроить свою работу с бухгалтерской компанией так, чтобы было удобно всем. Необходимо получать информацию о поступлениях денежных средств каждый день? Пожалуйста, договоритесь об этом со своим менеджером, и он каждый день будет направлять Вам выписку по электронной почте, а еще более продвинутый уровень — настроить смс-информирование о поступлениях и расходах по счету на свой мобильный телефон. Нужны данные о продажах и прочая финансовая аналитика? Тоже не проблема, современные бухгалтерские системы позволяют формировать множество полезных отчетов на базе бухгалтерских данных без лишних усилий, ну, а если нужно что-то особенное, всегда можно доработать программное обеспечение таким образом, чтобы максимально быстро специалист мог направить Вам нужные отчеты. Главное, определите для себя, как Вы видите сотрудничество с компанией, оказывающей бухгалтерские услуги, а о деталях организации такой работы позаботятся профессионалы.